Az ICEF Secondary Education Budapest nemzetközi oktatási konferencia: iskolák, ügynökségek és oktatási szakemberek a világ minden tájáról, 2026. szeptember 23. és 25. között, az InterContinental Budapestben. Egy ilyen eseményen a vendég első és utolsó benyomását is a helyszíni csapat adja – a regisztrációs pulttól a VIP lounge ajtajáig.
A feladat: nemzetközi közönség, négy pozíció, egy csapat
A résztvevők túlnyomó része külföldről érkezett, ezért a legfontosabb elvárás egyértelmű volt: minden munkatárs angolul dolgozik, és magabiztosan kezeli a kérdéseket, a váratlan helyzeteket és a szoros programot is. A Brand Hírnök feladata a csapat összeállítása, felkészítése és a teljes helyszíni jelenlét biztosítása volt mindhárom napon.
Négy pozíció, három nap
Szeptember 23-án, a konferencia első napján három területen dolgoztunk párhuzamosan:
- Regisztrációs pult: kitűzők, lanyardok és ajándéktáskák kiadása, válasz a programmal kapcsolatos kérdésekre – az érkező résztvevők itt találkoztak először a rendezvénnyel.
- Mikrofonos asszisztencia a szemináriumi teremben: a panelbeszélgetések alatt a kérdezőkhöz vittük a mikrofont, cseréltük a vizet és a poharakat, és folyamatosan tartottuk a kapcsolatot az AV-technikusokkal – angolul és magyarul.
- Ajtófelügyelet: ültetés, a később érkezők kezelése, útbaigazítás a helyszínen.
Szeptember 24–25-én a VIP (IAS) lounge-ban vettük át a feladatot: beléptetés kitűző alapján, valamint a tanúsítványok átadása cégnév szerint.
Rugalmasság: amikor a program menet közben változik
Egy nemzetközi konferencia ritkán megy pontosan úgy, ahogy a papíron áll. Ezen a három napon háromszor is gyorsan kellett reagálni – és a megrendelőnek egyszer sem kellett emiatt fennakadással számolnia.
- Több résztvevő, több pultos. Amikor a létszám 300 fölé nőtt, rövid határidővel plusz regisztrációs munkatársat biztosítottunk, hogy az érkezés gördülékeny maradjon.
- Változó program, hosszabb műszak. A program változása miatt a mikrofonos műszakot fél órával meghosszabbítottuk.
- Betegség az utolsó pillanatban. Az esemény előtti napon egy munkatársunk megbetegedett. A tartalék kolléga azonnal beugrott, a megrendelőnek ezzel nem kellett foglalkoznia.
Ehhez nem szerencse kell, hanem rendszer: tartalék munkatárs, aki ismeri a feladatot, és egy felelős, aki a helyszínen dönt.
Eligazítás minden műszak előtt – és személyes jelenlét
Minden műszak előtt 30 perces helyszíni eligazítást tartottunk: aznapi program, változások, kapcsolattartók, teendők a váratlan helyzetekre. Az ügyvezetőnk, Veress Patrik minden nap jelen volt a kezdésnél, így a megrendelőnek egyetlen, helyben elérhető kapcsolattartója volt.
“Thank you very much, I was very happy with the service and professionalism of the staff!”
Magyarul: „Köszönöm szépen, nagyon elégedett voltam a szolgáltatással és a munkatársak profizmusával!”
Az eredmény: három nap fennakadás nélkül
Több mint 300 nemzetközi résztvevő, négy pozíció, három nap – és egy program, amely közben többször is változott. A megrendelő visszajelzése a munkatársak profizmusát emelte ki, és pontosan ez a célunk minden rendezvényen: hogy a szervezőnek ne a staffal kelljen foglalkoznia, hanem a vendégeivel.
Mire figyelj, ha nemzetközi konferenciára keresel event staffot?
- Nyelv: a csapat minden tagja dolgozzon magabiztosan angolul – nem csak a pultnál, hanem a teremben is.
- Tartalék: kérdezd meg, mi történik, ha valaki az utolsó pillanatban kiesik.
- Eligazítás: rövid, helyszíni briefing minden műszak előtt – a változások így nem a vendégnél derülnek ki.
- Egy felelős: legyen egy helyben elérhető kapcsolattartó, aki dönteni is tud.
Hasonló feladatra keresel csapatot? Nézd meg rendezvény hostess és kiállítási hostess szolgáltatásunkat.
Következő esettanulmány: Bialetti kávékóstoltatás 3 Auchan áruházban