ICEF Secondary Education Budapest ist eine internationale Bildungskonferenz: Schulen, Agenturen und Fachleute aus dem Bildungsbereich aus aller Welt, vom 23. bis 25. September 2026 im InterContinental Budapest. Bei einer solchen Veranstaltung prägt das Personal vor Ort den ersten und den letzten Eindruck – vom Registrierungsschalter bis zur Tür der VIP-Lounge.
Die Aufgabe: internationales Publikum, vier Positionen, ein Team
Die meisten Teilnehmenden reisten aus dem Ausland an. Die wichtigste Anforderung war daher klar: Das gesamte Personal arbeitet auf Englisch und meistert Fragen, Unvorhergesehenes und einen engen Zeitplan souverän. Brand Hírnök war für die Auswahl und Einweisung des Teams sowie für die komplette Präsenz vor Ort an allen drei Tagen verantwortlich.
Vier Positionen an drei Tagen
Am 23. September, dem ersten Konferenztag, waren wir parallel in drei Bereichen im Einsatz:
- Registrierung: Ausgabe von Namensschildern, Lanyards und Willkommenstaschen sowie Auskünfte zum Programm – die erste Anlaufstelle für alle Ankommenden.
- Saalmikrofone im Seminarraum: Mikrofon zu den Fragestellenden bei den Panels bringen, Wasser und Gläser austauschen, laufende Abstimmung mit den AV-Technikern – auf Englisch und Ungarisch.
- Einlass und Saalbetreuung: Platzierung, Umgang mit Zuspätkommenden, Wegweisung im Haus.
Am 24. und 25. September betreuten wir die VIP-(IAS-)Lounge: Einlasskontrolle anhand der Namensschilder und Übergabe der Zertifikate nach Firmennamen.
Flexibilität: wenn sich der Plan vor Ort ändert
Eine internationale Konferenz läuft selten exakt so ab wie auf dem Papier. An diesen drei Tagen mussten wir dreimal schnell reagieren – und der Auftraggeber musste sich um keine der Folgen kümmern.
- Mehr Teilnehmende, mehr Personal am Counter. Als die Teilnehmerzahl auf über 300 stieg, haben wir kurzfristig eine zusätzliche Kraft für die Registrierung gestellt, damit der Check-in reibungslos blieb.
- Programmänderung, längere Schicht. Wegen einer Änderung im Programm haben wir die Mikrofon-Schicht um eine halbe Stunde verlängert.
- Krankheitsfall in letzter Minute. Am Tag vor der Veranstaltung erkrankte ein Teammitglied. Unsere Ersatzkraft sprang sofort ein – der Auftraggeber musste sich darum nicht kümmern.
Dahinter steckt kein Glück, sondern ein System: eine Ersatzkraft, die die Aufgabe bereits kennt, und eine verantwortliche Person, die vor Ort entscheidet.
Briefing vor jeder Schicht – und die Geschäftsführung vor Ort
Vor jeder Schicht gab es ein 30-minütiges Briefing vor Ort: Tagesprogramm, Änderungen, Ansprechpartner und das Vorgehen bei Unvorhergesehenem. Unser Geschäftsführer Patrik Veress war jeden Tag zum Start persönlich anwesend – so hatte der Auftraggeber einen einzigen, direkt erreichbaren Ansprechpartner vor Ort.
“Thank you very much, I was very happy with the service and professionalism of the staff!”
Auf Deutsch: „Vielen Dank, ich war mit dem Service und der Professionalität des Personals sehr zufrieden!“
Das Ergebnis: drei Tage ohne Reibungsverluste
Über 300 internationale Teilnehmende, vier Positionen, drei Tage – und ein Programm, das sich mehrfach änderte. Das Feedback des Auftraggebers hob die Professionalität unseres Personals hervor. Genau das ist unser Anspruch bei jeder Veranstaltung: Der Veranstalter soll sich um seine Gäste kümmern können, nicht um das Personal.
Eventpersonal für einen internationalen Kongress? Achten Sie auf diese vier Punkte
- Sprache: Jedes Teammitglied sollte sicher auf Englisch arbeiten – nicht nur am Counter, sondern auch im Saal.
- Ersatz: Fragen Sie nach, was passiert, wenn jemand kurzfristig ausfällt.
- Briefing: ein kurzes Briefing vor Ort vor jeder Schicht – damit Änderungen nicht erst beim Gast ankommen.
- Ein Verantwortlicher: eine Ansprechperson vor Ort, die auch entscheiden kann.
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